Hacer copias de seguridad y liberar espacio en disco

En GESIO hay dos partes distintas: la base de datos guarda los registros de la actividad y los ficheros contienen imágenes y documentos. Para disponer de una copia completa, descarga ambas partes y guárdalas fuera de GESIO.

Antes de empezar: entra con un perfil que pueda ver Administración y comprueba con la persona responsable dónde se guardarán las copias. Los archivos de copia pueden contener información de la empresa y de sus clientes: consérvalos en un lugar protegido. La guía antigua recomienda tener GESIO actualizado antes de crear la copia.

1. Llegar a Backups y disco

1Entra en la pantalla de Administración de GESIO. En la barra negra superior, abre ADMINISTRACIÓN, coloca el cursor sobre SISTEMA y después sobre BACKUPS Y DISCO. En el último menú, elige BACKUPS PUNTUALES. Si necesitas la limpieza, en ese mismo menú está LIMPIEZA DE DISCO.

Vista general de GESIO con Administración, Sistema y Backups y disco desplegados; se ven Backups puntuales y Limpieza de disco — Sigue los menús de arriba a abajo. El último despliegue ofrece **BACKUPS PUNTUALES** y **LIMPIEZA DE DISCO**.

Sigue los menús de arriba a abajo. El último despliegue ofrece **BACKUPS PUNTUALES** y **LIMPIEZA DE DISCO**.

Al llegar, fíjate en la franja azul: indica ADMINISTRACIÓN / SISTEMA / BACKUPS. La fila de pestañas contiene Copias de seguridad programadas, Copias de seguridad puntuales, Configuración copias de seguridad y Limpieza archivos de disco.

2. Guardar una copia puntual de la base de datos

2En Copias de seguridad puntuales, pulsa NUEVA COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS, escribe un nombre que identifique la fecha y pulsa ACEPTAR. Confirma el aviso de creación y espera a que termine; la página indica que puede tardar varios minutos.

Cuando aparezca la fila en Listado de copias de seguridad de la base de datos, comprueba el nombre, el tamaño y la fecha. Pulsa el nombre azul del archivo para descargarlo al ordenador. Una copia que se queda únicamente en el mismo servidor no protege frente a la pérdida de acceso a ese servidor.

Pantalla de copias puntuales con una copia de base de datos creada, su archivo descargable y el botón de copia de ficheros — El enlace azul de la columna **Archivo** es la descarga. La muestra procede de una copia de prueba de la demo.

El enlace azul de la columna **Archivo** es la descarga. La muestra procede de una copia de prueba de la demo.

Si no ves el botón para crear otra copia, lee el aviso de límite situado sobre la lista. En la demo, al alcanzar el máximo permitido, GESIO pide descargar y retirar una copia anterior antes de crear otra. No borres una copia hasta haber comprobado que el archivo descargado está guardado donde corresponde.

3. Guardar también los ficheros

3En la misma página, pulsa NUEVA COPIA DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS. Escribe un Nombre de la copia. Para una copia de todos los ficheros, deja desmarcada la casilla «Copia solo aquellos ficheros creados o modificados a partir de una fecha». Pulsa ACEPTAR, confirma el aviso y espera a que el archivo figure en el listado inferior. Después descárgalo desde su nombre de archivo.

Botón Nueva copia de seguridad de los ficheros, sobre el listado de copias de datos del disco — El botón de los ficheros está **debajo** del listado de la base de datos.

El botón de los ficheros está **debajo** del listado de la base de datos.

Formulario Nueva copia de seguridad de datos del disco, con campo Nombre de la copia, casilla de copia desde una fecha y botón Aceptar — Da nombre a la copia. La casilla sirve para limitarla a ficheros posteriores a una fecha; déjala desmarcada si necesitas todos.

Da nombre a la copia. La casilla sirve para limitarla a ficheros posteriores a una fecha; déjala desmarcada si necesitas todos.

La copia de ficheros puede ocupar mucho más que la de la base de datos. Comprueba que el ordenador tenga espacio suficiente y que se han descargado los dos archivos antes de considerar terminada la tarea.

4. Ver el espacio disponible

4Pulsa la pestaña Limpieza archivos de disco. Primero mira el bloque Su disco duro: muestra la capacidad total, lo ocupado y lo libre. Así sabrás si la limpieza es necesaria y podrás comparar el espacio antes y después.

Pantalla Limpieza archivos de disco con porcentaje ocupado, capacidad total, espacio libre y opciones de borrado manual — En la pestaña **Limpieza archivos de disco**, revisa primero la capacidad, lo ocupado y lo libre.

En la pestaña **Limpieza archivos de disco**, revisa primero la capacidad, lo ocupado y lo libre.

5. Elegir con cuidado qué borrar

5En ELIMINACIÓN DE FICHEROS MANUAL, cada fila corresponde a un tipo distinto: PDF de facturas, albaranes, presupuestos y tickets; códigos QR temporales; TXT y XML temporales; e imágenes y descargas. Para los tipos que tienen campo de días, introduce la antigüedad mínima acordada con la persona responsable. El botón ELIMINAR actúa sobre la fila en la que se encuentra.

Antes de pulsar ELIMINAR: confirma que las copias ya se descargaron y que esos archivos pueden retirarse. GESIO indica que los PDF borrados pueden generarse de nuevo uno a uno desde cada documento, pero no recuperarse en bloque. Las imágenes y descargas no se pueden recuperar desde esta pantalla; su eliminación es irreversible. No pulses las filas de imágenes si necesitas conservar sus originales.

Opciones de limpieza manual: PDF, códigos QR, archivos temporales e imágenes; aviso rojo de eliminación irreversible y tabla de historial — Comprueba **la fila** y **los días** antes de usar su botón rojo. La advertencia de imágenes y descargas aparece debajo de esas dos opciones.

Comprueba **la fila** y **los días** antes de usar su botón rojo. La advertencia de imágenes y descargas aparece debajo de esas dos opciones.

Después de una limpieza, revisa el Historial de limpieza de archivo de disco y vuelve al bloque Su disco duro para ver el espacio libre. En la parte inferior también hay opciones de eliminación automática; no cambies sus plazos sin acordar una política de conservación, porque seguirán actuando en el futuro.

Comprobación final

Has descargado por separado la copia de la base de datos y la de los ficheros.
Los archivos están en un lugar protegido fuera del servidor de GESIO y puedes identificarlos por su fecha.
Si has limpiado el disco, el historial muestra la operación y has comprobado el espacio libre.

Consulta también las guías anteriores de TPV Online sobre copias de seguridad y liberar espacio en disco.